Vứt bỏ quy trình thủ công: Cách WZW tự động hóa quy trình đấu thầu để tiết kiệm thời gian và chi phí

WZW Construction là một nhà phát triển-xây dựng ở Sydney, thực hiện dịch vụ từ giai đoạn đầu tiên cho tới hết vòng đời của dự án. Cho đến một vài năm trước, công ty chủ yếu phát triển các căn hộ cao tầng ở Sydney, Melbourne và Brisbane. Nhưng do sự thay đổi nhu cầu của khách hàng và thị trường, WZW hiện tập trung vào việc xây dựng những ngôi nhà song lập ở vùng ngoại ô của thành phố lớn nhất nước Úc. Đó là một chiến lược đang gặt hái nhiều thành quả. Công ty hiện có khoảng 500 dự án đang trong quá trình triển khai và doanh thu hàng năm đạt 15 triệu đô la. Trong năm ngoái, công ty đã sử dụng Autodesk BuildingConnected để quản lý các hợp đồng đấu thầu và nhà thầu phụ.

Tại sao WZW chọn sử dụng BuildingConnected?

WZW chủ yếu dựa vào các đội thầu phụ trong giai đoạn xây dựng của mỗi dự án, do lực lượng lao động ở công ty thấp. Một năm trước khi sử dụng BuildingConnected, công ty đã bắt đầu sử dụng PlanGrid để hợp lý hóa việc giải quyết các khiếm khuyết sau khi quá trình xây dựng hoàn thành. 

PlanGrid rất đơn giản và dễ sử dụng. Wesley Wei, Quản lý Dự án tại WZW cho biết, PlanGrid giúp anh nắm bắt mọi thông tin về công trình, nên quá trình kiểm tra các đơn vị và ghi chép lỗi ngay lập tức trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian đáng kể. 

Ngay khi có cơ hội dùng thử BuildingConnected, Wei đã không ngần ngại và sẵn sàng thử nghiệm giải pháp này; vì hơn ai hết, anh hiểu được công nghệ có vai trò quan trọng như thế nào trong việc cải thiện công việc kinh doanh. Trước khi có BuildingConnected, toàn bộ quá trình làm việc của WZW tốn quá nhiều thời gian. Wei chia sẻ: “Chúng tôi đã làm mọi thứ theo cách thủ công. Chúng tôi sẽ lưu trữ các phản hồi trong các tệp thư mục và nhập tất cả thông tin vào một trang tính”. Quá trình này cũng dẫn đến sự nhầm lẫn cho các nhà thầu phụ. Khi nhận được gói thầu, họ phải giải thích các thông tin phức tạp, đưa ra các giả định về công việc và vật liệu cần thiết. Có khả năng các nhà thầu phụ báo giá thấp hoặc quá cao, dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp hoặc dự án.

Để khắc phục những vấn đề này, BuildingConnected cung cấp giải pháp tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa cả hai mặt của quy trình. Cơ sở dữ liệu của phần mềm sẽ đẩy nhanh quá trình gửi các gói thầu, và các phản hồi sẽ được tập trung để dễ dàng truy cập. Đặc biệt, công cụ so sánh giá thầu đã hứa hẹn sự minh bạch trong quá trình so sánh các báo giá, mà Wei biết nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Sau một năm sử dụng BuildingConnected

Từ đó trở đi, việc chuẩn bị các gói thầu chỉ đơn giản là sao chép và dán thông tin, sau đó gửi liên kết để hoàn thành báo giá trong BuildingConnected. Giải pháp công nghệ này cũng hỗ trợ Wei trong việc tìm kiếm và tập hợp các nhà thầu phụ, cũng như đảm bảo độ chính xác của báo giá. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra trong việc nhận thông tin từ các nhà thầu phụ, khi một số vẫn tiếp tục đưa ra báo giá của họ theo cách truyền thống và gửi qua email. Wei đã không từ bỏ, thay vào đó, anh và nhóm của mình nhập tất cả các thông tin theo cách thủ công vào BuildingConnected, nhằm tăng khả năng hiển thị về việc ai đã trích dẫn nội dung gì và tại sao lại có sự khác biệt. Trên thực tế, Wei ước tính rằng việc chạy công cụ so sánh giá thầu trên tất cả các báo giá nhận được sẽ tiết kiệm khoảng 35 phút cho mỗi gói; nhưng với khoảng 500 dự án riêng lẻ, tác động của công cụ này là rất lớn.

Nhận thấy được ảnh hưởng của BuildingConnected đến cách các nhà thầu phụ phản hồi với các báo giá, Wei đã đặt ra mục tiêu dài hạn là thu hút các nhà thầu cùng sử dụng chung một quy trình và giải pháp.

Lợi ích của BuildingConnected

Wesley Wei luôn có duyên với công nghệ, và anh đã tìm thấy cách tốt hơn để quản lý quy trình đấu thầu trong BuildingConnected. Kể từ khi bắt đầu sử dụng giải pháp này, Wei và nhóm của mình đã có thể so sánh các hồ sơ dự thầu nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quá; cũng từ đó, BuildingConnected trở thành công cụ hàng đầu của WZW để quản lý đấu thầu và các cam kết với nhà thầu phụ. 

Cụ thể hơn, BuildingConnected mang lại hiệu quả trong việc:

• Quản lý giá thầu hợp lý cho toàn bộ quy trình đấu thầu;
• Dễ dàng so sánh giá thầu giúp phát hiện ra bất kỳ sự bất thường hoặc ngoại lệ nào theo cách mà các nhà thầu phụ ước tính chi phí;
• Xác thực chi phí để kiểm tra hóa đơn so với những gì được báo giá ban đầu, giúp truy vấn số lượng hóa đơn và cung cấp sự chắc chắn hơn về chi phí của nó.

Nguồn: Autodesk Construction Cloud

Editor: Ebim Vietnam