POB là nhà thầu xây dựng cung cấp các dự án xây dựng mới, dự án cải tạo, các dự án dịch vụ nhỏ hơn cũng như dịch vụ sửa chữa cho nhiều khách hàng đa dạng ở Na Uy. Công ty thành lập năm 1992, với xuất phát điểm chỉ với ba nhân viên. Trong gần 30 năm hoạt động, công ty đã phát triển đáng kể về quy mô, hiện họ có khoảng 120 nhân viên, đồng thời cung cấp hỗ trợ và dịch vụ cho các dự án lớn và nhỏ. Tuy nhiên, đối với sự mở rộng nhanh chóng này, POB vẫn chủ yếu dựa vào giao tiếp bằng lời nói hay thông qua email, làm phương pháp chính để cộng tác trong các dự án của họ. Điều này tạo ra một lỗ hổng lớn về tính chính xác, minh bạch của thông tin, cùng với tính bảo mật dữ liệu.
Khi POB phát triển nhanh chóng, công ty cũng bắt đầu chuyển hướng sang các công cụ hoặc phần mềm kỹ thuật số riêng lẻ khác. Tuy nhiên, POB không có nền tảng chung và nơi lưu trữ trung tâm cho tất cả các dữ liệu quan trọng của dự án; vì vậy, họ không thể thiết lập các quy trình làm việc kỹ thuật số rõ ràng mặc dù thực tế là họ đã từ từ bắt đầu sử dụng các giải pháp kỹ thuật số.
Mục lục bài viết
Trong bữa tiệc Giáng sinh POB hàng năm vào năm 2019, Giám đốc điều hành và Đồng sáng lập Morten Vilhelmshaugen đã thông báo rằng POB đang bắt đầu hành trình số hóa với một số thách thức trực tiếp. Đầu năm đó, Roger Feste – Điều phối viên BIM và Giám đốc Công nghệ Thông tin, và Hege M. Paulsen – Giám đốc Chất lượng, đã được yêu cầu khám phá cách POB có thể cải thiện cách thức làm việc và nâng cao chất lượng các dự án của họ thông qua các phương thức hợp tác được cải tiến và nâng cao. Hege, Giám đốc chất lượng tại POB cho biết: “Email là cách thức chính mà chúng tôi sử dụng để chia sẻ dữ liệu dự án, điều này mang lại mức độ rủi ro không đáng có cho POB. Có những hậu quả tài chính lớn tiềm ẩn khi thông tin không được chia sẻ đúng cách và đúng thời điểm cho các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi muốn sử dụng một giải pháp giúp chúng tôi phân phối trách nhiệm và nâng cao tính giải trình trong các dự án của mình cho các đối tác trong chuỗi cung ứng”.
Đối với Roger, đây không phải là một thách thức đơn giản mà bất kỳ giải pháp công nghệ nào cũng có thể giải quyết được. Roger, Điều phối viên BIM và Giám đốc CNTT khẳng định: “Các giải pháp kỹ thuật số mà POB đang sử dụng khi chúng tôi bắt đầu làm việc tại đây không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu quy định ở Na Uy cho các dự án của chúng tôi”. Các nhân viên đã phải vật lộn để có được cái nhìn tổng quan về số liệu thống kê hiện tại của các dự án, do quy trình làm việc bị phân tán. Roger cho biết: “Hệ thống máy chủ của chúng tôi vẫn giữ nguyên từ khi công ty được thành lập vào năm 1992. Một số người lưu trữ tài liệu dự án trên ổ đĩa cá nhân của họ, một số lưu trên máy chủ, một số sử dụng nhiều nền tảng khác nhau – không có cách thức làm việc chung và tiêu chuẩn hóa nào trong tổ chức”.
Đối với các nhóm xây dựng tại POB, việc tìm kiếm các tài liệu mới nhất và cập nhật nhật liên quan đến các dự án của họ rất mất thời gian và phức tạp. Hege phản ánh: “Chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng một cách tiếp cận được chuẩn hóa hơn có thể cải thiện hiệu quả công việc và mang lại cho chúng tôi những kết quả tốt hơn. Chúng tôi thấy cần phải đổi mới cách chúng tôi làm việc và thích ứng với xu hướng số hóa trong ngành”. Do kinh nghiệm trước đó, POB lưu ý đến sự cần thiết khi phải triển khai một giải pháp toàn bộ chứ không chỉ ở các bộ phận riêng lẻ khác nhau. Để đơn giản hóa công việc của các cá nhân tại hiện trường, POB quyết định họ sẽ áp dụng một giải pháp cho tất cả các dự án của họ trong tương lai. Nhiều giải pháp khác nhau đã được nghiên cứu; nhưng sau phần trình bày và sự theo dõi từ Symetri AS, nền tảng BIM 360 của Autodesk Construction Cloud đã được chọn là giải pháp phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu của POB.
Trong giai đoạn đầu tiên, POB đã triển khai BIM 360 với một số bộ phận và nhóm phụ trách thầu phụ trên các dự án nhỏ có thời lượng ngắn hơn, với mục đích nghiên cứu và rút kinh nghiệm cho quá trình áp dụng rộng rãi hơn trong tương lai.
Cách tiếp cận này đã giúp POB nhận ra rằng họ sẽ cần ưu tiên các quy ước cấu trúc thư mục và cài đặt quyền cá nhân trong suốt quá trình triển khai giải pháp của họ. Đối với Hege và Roger, việc hình dung giải pháp sẽ hoạt động như thế nào trước khi áp dụng nó là một thử thách vô cùng khó khăn; vì vậy việc sử dụng phương pháp triển khai lặp đi lặp lại đã giúp tinh chỉnh công nghệ này sao cho phù hợp với nhu cầu của POB và các dự án của họ.
Phản hồi nhận được từ nhóm thầu phụ sử dụng giải pháp BIM 360 trong giai đoạn đầu tiên, xoay quanh tính dễ sử dụng và trực quan hóa, để nắm bắt thông tin nhanh chóng từ hiện trường. “Trước khi chúng tôi triển khai công nghệ này, tôi đã được đề xuất rằng chúng tôi có thể gặp khó khăn trong việc thu hút các nhóm trên công trường tương tác với nhau thông qua công nghệ này, nhưng tôi nhận thấy điều hoàn toàn trái ngược. Sau khi chúng tôi triển khai sử dụng BIM 360 trên một dự án, đã có các công nhân hiện trường của các dự án khác hỏi tôi khi nào họ có thể sử dụng giải pháp này, vì họ đã biết được lợi ích của nó đối với việc thực hiện dự án”.
Các nhóm xây dựng công trường rất hài lòng với chức năng mà BIM 360 cung cấp; và nhiều người trong số họ đã sử dụng giải pháp thông qua ứng dụng trên điện thoại di động hoặc thiết bị của họ. BIM 360 xuất hiện, và đã thay thế một số hệ thống riêng biệt mà các nhóm của POB đã sử dụng trước đây. Hege cũng đã làm việc với các thành viên trong nhóm hiện trường để hiểu những điểm khó khăn mà họ phải đối mặt khi thực hiện các nhiệm vụ tại đây và cho họ thấy những tính năng nào trong BIM 360 sẽ giúp họ khắc phục từng vấn đề.
Đối với POB, khả năng quản lý tài liệu của BIM 360 là nền tảng để xây dựng các quy trình kỹ thuật số khác. Phương pháp chia sẻ dữ liệu hợp tác có thể chuyển giao trách nhiệm quản lý thông tin về một dự án cụ thể thành trách nhiệm chung giữa tất cả các bên liên quan của dự án. Roger cho biết: “Giờ đây, chúng tôi có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với các nhà thầu phụ và đối tác cung cấp của mình trong BIM 360. Trước khi sử dụng BIM 360, chúng tôi thực sự không có cái nhìn tổng quan về tình trạng của các dự án, vì chúng tôi thiếu thông tin và dữ liệu cần thiết về chúng”.
Việc dành hàng giờ theo dõi các tài liệu khác nhau để cố gắng xác định xem đó có phải là phiên bản mới nhất và cập nhật nhất hay không đã là quá khứ đối với các nhân viên tại POB. Các nhóm tại hiện trường cũng có thể sử dụng BIM 360 để liên kết tài liệu và bản vẽ vào danh sách kiểm tra của họ, nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng. Hege nói thêm: “Tự động hóa chức năng quản lý vấn đề bằng cách sử dụng BIM 360 đã tạo ra một cuộc cách mạng trong việc tiếp cận hoạt động dự án bằng cách tăng tốc độ quản lý và phân bổ vấn đề. Chúng tôi đánh dấu vị trí chính xác của vấn đề trên bản vẽ trong BIM 360, điều này cũng giúp nhóm của chúng tôi điều hướng các địa điểm xây dựng một cách dễ dàng”.
Dữ liệu chi tiết hơn được thu thập từ dự án không chỉ cải thiện quá trình xây dựng, mà còn có thể hỗ trợ sự bền vững của doanh nghiệp, và cải thiện cách POB tương tác với các đối tác và khách hàng của mình. Tuân thủ các quy định của chính phủ, đơn giản hóa các công việc hàng ngày cũng như mang lại chất lượng tốt hơn cho khách hàng của họ, là những điều công ty ưu tiên. Cách báo cáo thủ công trước đây của POB được cho là dài dòng và không hoàn toàn chính xác, nay đã được thay thế bằng trang tổng quan trong BIM 360, giúp cải thiện tính minh bạch và đảm bảo mọi cá nhân đều có thể nắm bắt được.
Trong tương lai, POB có kế hoạch đảm bảo tất cả các nhóm của họ trên toàn bộ công ty đang tận dụng tối đa BIM 360 bằng cách sử dụng các chức năng sẵn có. Họ tiếp tục tích cực làm việc với quy trình kỹ thuật số và hướng tới tích hợp Power BI với BIM 360. Điều này sẽ cung cấp phân tích chi tiết hơn, giúp quản lý và giám sát tiến độ dự án, và chủ động xác định các vấn đề cần quan tâm. POB tin rằng tất cả các công ty xây dựng có trách nhiệm thúc đẩy chương trình kỹ thuật số. Hege nói: “Làm việc với quy trình kỹ thuật số không chỉ tạo dựng sự bền vững và tiết kiệm thời gian, mà còn giúp chúng tôi tạo ra một ngành công nghiệp năng suất và hiệu quả hơn. Với thông tin chi tiết về dự án tốt hơn và một ngành xây dựng cộng tác hơn, chúng tôi nhận được nhiều nội dung hơn và mức độ hợp tác giữa nhân viên cao hơn, chuỗi cung ứng cởi mở hơn và cuối cùng là khách hàng hài lòng hơn”.
Nguồn: Autodesk Construction Cloud
Editor: Ebim Vietnam