Phần mềm Quản lý Xây dựng là gì?

Phần mềm xây dựng đang dần trở thành một thuật ngữ phổ biến trong ngành, khi dần có càng nhiều tổ chức, nhóm hoặc cá nhân sử dụng các ứng dụng và công cụ để hỗ trợ các giai đoạn khác nhau của dự án, bao gồm lên kế hoạch, thiết kế và vận hành. Nhu cầu và đòi hỏi về các giải pháp phần mềm quản lý xây dựng vẫn không ngừng phát triển, song song với độ phức tạp ngày càng cao của các dự án và áp lực ngày càng lớn trong việc cạnh tranh và nâng cao năng suất xây dựng, lợi nhuận.

Hầu hết các công ty và tổ chức trong ngành đều đã nhận ra tầm quan trọng của những phần mềm này. Nghiên cứu của USG + U.S. Chamber of Commerce Commercial Construction Index (CCI) cho thấy 78% nhà thầu tin rằng công nghệ tiên tiến có thể tăng năng suất lao động và 75% tin rằng nó có thể cải thiện việc quản lý tiến độ dự án.

Việc áp dụng công nghệ này vào hoạt động xây dựng là vô cùng quan trọng; tuy nhiên, mọi cá nhân hay tổ chức cần phải hiểu rõ về phần mềm quản lý xây dựng, trước khi vội vàng bắt tay vào áp dụng chúng. Bài viết sau đây sẽ làm sáng tỏ những thông tin bạn cần biết về phần mềm quản lý xây dựng, bao gồm những tính năng cần tìm và cách chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của bạn.

Phần mềm Quản lý Xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý xây dựng thực chất là công nghệ dự án được kết nối dành riêng cho ngành xây dựng, bao gồm một hoặc một bộ công cụ, cho phép người dùng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý dự án, như quản lý ngân sách, đảm bảo các chương trình chất lượng và an toàn, thiết lập lịch trình và thời hạn, giao tiếp và phối hợp với các bên liên quan, và hơn thế nữa.

Với mục đích nhằm tự động hóa và sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ, cũng như kết nối quy trình công việc và dữ liệu trong suốt vòng đời của dự án; phần mềm quản lý xây dựng có thể giúp các nhóm trong ngành hoạt động hiệu quả và năng suất hơn.

Các tính năng chính của Phần mềm Quản lý Xây dựng

1. Dựa trên nền tảng đám mây

Hoạt động hoàn toàn trên một nền tảng đám mây kết nối giúp cá nhân được hưởng lợi từ việc có một nguồn dữ liệu duy nhất, cập nhật tự động và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Trong bối cảnh xây dựng hiện nay, đặc biệt trong thời điểm đại dịch COVID-19 xảy ra, các thành viên trong nhóm thường phải làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, có thể là tại nhà, ở công trường, hoặc văn phòng. Trên thực tế, các công việc về địa chất công trình và tương tự đòi hỏi cho người lao động phải làm việc ở những vị trí xa hoặc dưới lòng đất. Có một giải pháp dựa trên nền tảng đám mây đảm bảo rằng tất cả mọi người làm việc trong dự án có thể nhận được thông tin và công cụ họ cần cho dù họ ở bất cứ đâu.

Đóng vai trò như một nguồn dữ liệu duy nhất, mọi thứ đều được tập trung vào một nền tảng, cho phép các nhóm xử lý cùng một luồng thông tin. Hệ thống sẽ cập nhật tự động các thông tin và sửa đổi mới nhất, để người dùng có thể làm việc với phiên bản mới nhất của dữ liệu. Với giải pháp dựa trên nền tảng đám mây, bạn không cần phải lo lắng về việc bỏ lỡ các tính năng chính hoặc các bản cập nhật về bảo mật thông tin.

2. Kết nối người dùng

Các giai đoạn và hoạt động khác nhau trong một dự án – từ giai đoạn thiết kế ban đầu cho đến khi vận hành – đều được liên kết với nhau, vì vậy những người thực hiện công việc cũng phải được kết nối với nhau. Từ các nhà thiết kế và kỹ sư, chủ đầu tư và công nhân xây dựng tại hiện trường, đến các nhà thầu và các nhà cung cấp – tất cả mọi người nên ở trên cùng một nền tảng hoạt động. Mỗi thành viên trong nhóm được cung cấp các công cụ và quyền truy cập phù hợp với vai trò của họ; từ đó, họ có thể trao đổi và dễ dàng sử dụng tài liệu cho công việc của mình.

3. Thân thiện với người dùng

Người sử dụng giải pháp quản lý xây dựng số hóa sẽ được cung cấp các cấp độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau, bởi vai trò của họ trong cùng một dự án là vô cùng đa dạng. Vì vậy, hãy chọn một giải pháp thân thiện với người dùng. Giao diện phải đơn giản và trực quan để người dùng có thể dễ dàng hiểu cách truy cập thông tin và tính năng họ cần. Tính thân thiện với người dùng cũng đồng nghĩa với việc giải pháp đó phải hoạt động hiệu quả cho tất cả các thiết bị, bao gồm cả thiết bị di động và máy tính để bàn.

4. Linh hoạt và có thể tùy chỉnh

Bên cạnh các thủ tục chung như báo cáo hàng ngày, RFI và đệ trình là lặp đi lặp lại; không có hai dự án nào là giống nhau, bao gồm các trạng thái và đặc điểm kỹ thuật sẽ khác nhau tùy theo tình huống. Do đó, phần mềm quản lý xây dựng của bạn phải cung cấp các tính năng để thực hiện các quy trình tương tự ở tùy từng quy mô – trong khi vẫn đầy đủ linh hoạt và có thể tùy chỉnh để làm việc với các loại dự án khác nhau.

5. Tích hợp với các giải pháp phù hợp

Sự kết hợp giữa nhiều cá nhân và hệ thống khác nhau là yếu tố cần để đưa các dự án đi vào thực tiễn; và quan trọng là các thành phần này cần được kết nối chặt chẽ để hoạt động trơn tru. Xây dựng tích hợp xuất hiện để giải quyết vấn đề này. Các công cụ được sử dụng phải liên kết chặt chẽ với nhau, cùng với các quy trình công việc phải được kết nối để dữ liệu có thể chạy xuyên suốt qua các hệ thống, và chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo một cách trơn tru. Thông tin sẽ được đảm bảo về tính chính xác và chất lượng, dẫn đến việc các nhóm có thể hiểu rõ hơn và đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu.

6. Tính bảo mật cao

Các dự án đi kèm với rất nhiều dữ liệu, vì vậy phần mềm quản lý xây dựng của bạn phải lưu trữ tất cả thông tin trong một môi trường an toàn. Ngoài ra, nó phải có khả năng cho phép người dùng sử dụng linh hoạt, dễ dàng bật và hạn chế quyền truy cập thông tin, tùy thuộc vào vai trò của mỗi người.

Lợi ích của việc sử dụng Phần mềm Quản lý Xây dựng

Giờ bạn đã biết các kiến ​​thức cơ bản về phần mềm quản lý xây dựng và các tính năng cần tìm; những lợi ích sau đây sẽ thuyết phục bạn xây dựng một giải pháp quản lý dự án xây dựng cho tổ chức của mình.

1. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Nghiên cứu từ FMI cho thấy các chuyên gia xây dựng dành “35% thời gian của họ (hơn 14 giờ mỗi tuần) cho các hoạt động phi năng suất bao gồm tìm kiếm thông tin dự án, giải quyết xung đột, xử lý sai lầm và công việc làm lại”.

Phần mềm quản lý xây dựng xuất hiện, hợp lý hoá các công việc khác nhau, giảm thiểu lỗi do công việc thủ công và dữ liệu bị thiếu, và cho phép các nhóm thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Mặc dù việc triển khai phần mềm quản lý xây dựng yêu cầu đáng kể về đầu tư tài chính; nhưng việc tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà bạn sẽ thu được là rất đáng giá.

2. Cải thiện cộng tác

Một hệ thống dựa trên nền tảng đám mây và được tích hợp, đảm bảo mọi cá nhân đang làm việc trong cùng một môi trường ảo thay vì cô lập, thúc đẩy sự hợp tác nhóm. Một giải pháp hợp lý sẽ loại bỏ những lỗ hổng trong quy trình trao đổi và cập nhật thông tin, giữ cho mọi người được cập nhật trong thời gian thực về những thay đổi.

3. Đóng góp vào chương trình chất lượng

Phần mềm quản lý xây dựng có thể nâng cao chất lượng các dự án, cùng với kinh nghiệm của tất cả mọi người liên quan. Khả năng hiển thị, hiệu quả và cộng tác được tăng cường, đều dẫn đến chất lượng tốt hơn của tài liệu, ít sai sót hơn và hỗ trợ tốt hơn cho các bên liên quan.

4. Cải thiện khả năng đưa ra quyết định

Giải pháp quản lý xây dựng mạnh mẽ cung cấp cho bạn dữ liệu và thông tin chi tiết cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Cho dù bạn cần thực hiện một cuộc gọi trao đổi, hay đang tìm cách đưa ra các quyết định và chiến lược cấp cao cho tất cả các dự án của mình, phần mềm quản lý xây dựng của bạn sẽ có thể cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết.

Cách chọn Phần mềm Quản lý Xây dựng phù hợp nhất

Các bước sau đây sẽ đảm bảo rằng bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý xây dựng phù hợp nhất giúp cho quá trình triển khai của bạn diễn ra suôn sẻ.

1. Kiểm tra các công cụ hiện tại

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra về việc sắp xếp công nghệ của tổ chức, bao gồm việc liệt kê và đánh giá các công cụ bạn đang sử dụng, để xác định những công cụ nào cần giữ lại và những giải pháp nào có thể được thay thế. Bên cạnh đó, hãy tham khảo ý kiến của những thành viên trong nhóm về những gì còn thiếu và nên được cải thiện.

Bạn cũng nên xem xét các chức năng khác nhau của các giải pháp. Nếu có những phần mềm mà bạn thực sự cần tiếp tục sử dụng, hãy lưu ý và đảm bảo rằng chúng có thể tích hợp với các công cụ khác. Khi bạn hoàn thành khảo sát nội bộ, hãy thu thập các phát hiện và sử dụng chúng để đánh giá các lựa chọn khác nhau về giải pháp công nghệ trên thị trường.

2. Chọn nhà cung cấp công nghệ

Xây dựng dự án là một quy trình phức tạp với sự tham gia của nhiều bên liên quan, bộ phận và công việc, đòi hỏi tầm nhìn bao quát và kế hoạch chi tiết từ nhà vận hành. Có khả năng công cụ này sẽ không được các nhóm của bạn chấp thuận; vì vậy hãy bắt đầu một chương trình chạy thử nghiệm với nhà cung cấp công nghệ của bạn trước khi mua giải pháp đó. An ninh là một yếu tố quan trọng khác, và hãy đảm bảo bạn nắm rõ về các chính sách bảo mật của đối tác công nghệ của mình.

3. Thu hút sự tham gia của các bên liên quan

Sự tham gia của những người thực sự sẽ sử dụng phần mềm không chỉ giúp bạn chọn đúng giải pháp, mà còn có thể đảm bảo việc áp dụng nó rộng rãi. Do đó, điều quan trọng là phải sớm nhận được sự ủng hộ của người dùng và ban lãnh đạo dự án, đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái và phản ứng tích cực với chương trình mới này. Sau khi quyết định được đưa ra, hãy đào tạo kỹ lưỡng tất cả những cá nhân sẽ sử dụng phần mềm, cung cấp cho họ kiến thức và nguồn lực cần thiết để thiết lập và vận hành chương trình thành công.

Trong tất cả những điều này, điều quan trọng cần nhớ là việc áp dụng và triển khai công nghệ có thể mất nhiều thời gian. Vì vậy, hãy thiết lập các mốc thời gian thực tế để triển khai toàn bộ giải pháp.

Phần mềm quản lý xây dựng là cần thiết trong bối cảnh ngành xây dựng hiện nay. Việc triển khai phần mềm quản lý xây dựng mới cần nhiều thời gian, công sức và sự cam kết từ các bên liên quan. Nhưng thực hiện nó là một bước quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong ngành xây dựng đang phát triển nhanh chóng.

Nguồn: Autodesk Construction Cloud

Editor: Phuong Anh Nguyen – Ebim Vietnam