Loại bỏ tài liệu giấy tờ trong xây dựng: Ý nghĩa thực sự và cách thực hiện

“Loại bỏ giấy tờ” đang dần trở thành một thuật ngữ phổ biến trong tất cả các ngành nghề, không riêng ngành xây dựng. Tuy nhiên không phải trong mọi trường hợp, thuật ngữ này đều mang ý nghĩa giống nhau. Một số công ty coi việc sử dụng phần mềm như Zoom hoặc Xero là một bước đi đúng hướng; một số khác tập trung vào việc áp dụng phần mềm hoặc thiết bị công nghệ; còn có những công ty hoặc tổ chức vẫn chưa thể nắm rõ ý nghĩa và chưa thể tiếp cận việc “loại bỏ giấy tờ” trong quy trình vận hành. Vậy câu hỏi đặt ra là: “loại bỏ giấy tờ” có ý nghĩa thực sự và cách thức thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm lời giải đáp cho câu hỏi này với bài viết dưới đây.

 

Quy trình chuyển đổi sang công việc không có giấy tờ

Trong quá khứ, việc chuyển đổi từ fax sang email được coi là một trong những bước đầu tiên trong việc giảm thiểu đáng kể lượng giấy được sử dụng trong kinh doanh. Trong hầu hết các doanh nghiệp, hướng đi “loại bỏ giấy tờ” từ từ dẫn đến việc chuyển các quy trình làm việc khác sang trực tuyến, và gần đây là sự phổ biến của nền tảng đám mây. Khi đại dịch COVID-19 xuất hiện trên toàn thế giới, các công cụ cộng tác trực tuyến như Zoom, Slack, Teams và SharePoint đã trở thành tiêu chuẩn làm việc trong tất cả các ngành, bao gồm cả những ngành trước đây bị tụt hậu với kỹ thuật số, như xây dựng.

Một điều không thể không nhìn thấy rằng giấy tờ in ấn vẫn chưa hoàn toàn bị loại bỏ triệt để trong ngành xây dựng, mặc dù có sự giúp đỡ từ các thiết bị công nghệ. Kế hoạch, sơ đồ, đệ trình dự thầu, RFI, danh sách kiểm tra, và thậm chí là bảng chấm công, vẫn có thể dựa trên giấy tờ in ấn. Trong một số trường hợp, những tồn đọng trong quá trình “loại bỏ giấy tờ” này xuất phát từ quy định của địa phương hoặc Chính phủ, hoặc do sự thiếu nhân công có kỹ thuật, ngân sách dành cho công nghệ hoặc kiến ​​thức phù hợp.

 

Làm thế nào để thực hiện quy trình “loại bỏ giấy tờ” này?

Trên thực tế, “loại bỏ giấy tờ” không phải là một hướng đi khó khăn. Nghiên cứu gần đây của McKinsey & Company cho thấy việc chuyển đổi quy trình các dự án để không có sự can thiệp của giấy tờ, là một trong năm xu hướng định hình các dự án xây dựng và vốn. Một phương pháp tiếp cận mà nhiều công ty và tổ chức đang triển khai bắt đầu từ việc nâng cao kỹ năng cho nhân viên, và đầu tư vào các thiết bị trên cơ sở luân phiên thay vì tất cả cùng một lúc trong một số dự án cụ thể, nhằm giảm thiểu rủi ro và quản lý ngân sách.

BN Electrical có trụ sở tại Melbourne đặt mục tiêu hướng đến quy trình làm việc hoàn toàn không có giấy tờ vào năm 2019, để đảm bảo quản lý tài liệu tốt hơn, cải thiện giao tiếp và giảm rủi ro dự án. Matthew Bien-Izowski, Giám đốc điều hành tại BN Electrical, cho biết: “Chúng tôi chỉ đơn giản là không làm việc cùng giấy tờ nữa. Mục tiêu của chúng tôi trong tương lai là vận hành một môi trường kỹ thuật số hoàn toàn, không chỉ thay đổi tương lai mà còn nâng cao chức năng và năng suất của nhân viên bằng các mức độ có thể đo lường được”.

 

Lợi ích của quy trình làm việc “loại bỏ giấy tờ”

Khi nhắc đến quy trình làm việc “ loại bỏ giấy tờ”, chúng ta nghĩ đến nền tảng đám mây luôn cập nhật thông tin trong thời gian thực và quyền truy cập được cho phép vào thời điểm thích hợp. Khi dự án và các nhóm đang sử dụng cùng một nền tảng, các cá nhân sẽ trở nên thực sự cộng tác:

  • Mọi người luôn sử dụng phiên bản hoặc bản vẽ được cập nhật mới nhất, ngay tại công trường hoặc văn phòng;
  • Thông tin được đánh dấu sẽ được cập nhật trong thời gian thực;
  • Ảnh, video, ghi chú hoặc liên kết trang web có thể dễ dàng được đính kèm vào tài liệu;
  • Danh sách kiểm tra và báo cáo có thể được điền trực tuyến, xem xét và gửi đi nhanh chóng;
  • RFI và phản hồi có thể được hiển thị cho tất cả các nhà thầu được ủy quyền;
  • Tất cả thông tin được lưu trữ trên nền tảng đám mây một cách an toàn;
  • Việc tổng hợp tất cả thông tin để bàn giao và bảo trì dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Theo một nghiên cứu của Autodesk về thách thức của phương pháp làm việc truyền thống và lợi ích của cách tiếp cận kỹ thuật số đối với ngành xây dựng, 84% những người theo dõi dữ liệu dự án cảm thấy nền tảng đám mây vô cùng hữu ích, giúp họ dễ dàng làm rõ các sai sót trong hồ sơ dự thầu trước khi bắt đầu xây dựng.

Hơn nữa, 70% nhà thầu cho biết các vấn đề lớn nhất làm ảnh hưởng đến năng suất là các vấn đề về điều phối, giao tiếp, và quản lý lịch trình kém; trong khi đây lại là chìa khóa quan trọng dẫn đến thành công dự án. Các giải pháp phần mềm xây dựng cung cấp một cách tiếp cận chính xác để giảm thiểu đáng kể những vấn đề trên.

Bắt đầu loại bỏ tài liệu giấy tờ từ những công việc đơn giản nhất có lẽ là bước đầu tiên trong quá trình tiếp cận hướng đi công nghệ này. Hoặc, nếu mục tiêu này đã được đặt ra cho tất cả công việc, quá trình sẽ đi đúng hướng nếu có một lộ trình rõ ràng với các mục tiêu và thời gian biểu, cũng như sự tham gia nhiệt tình từ những cá nhân trong doanh nghiệp.

 

Nguồn: Autodesk Construction Cloud

Editor: Ebim Vietnam

chuyên gia tư vấn bộ giải pháp BIM - autodesk hàng đầu khu vực asean