Chuyển giao từ tài liệu giấy tờ sang PlanGrid: Cách một công ty kỹ thuật điều chỉnh chiến lược công nghệ của họ giữa đại dịch COVID-19

Dũng cảm và quyết tâm là hai từ để mô tả những nhà đổi mới trong toàn bộ ngành AEC trong năm nay. Đối mặt với đại dịch COVID-19 trên toàn cầu, điều cần thiết để duy trì các hoạt động trong ngành diễn ra là sự thay đổi trong cách những nhà đổi mới này tận dụng công nghệ. 

EXP là một công ty tư vấn, kiến ​​trúc, thiết kế và kỹ thuật ở Canada và Hoa Kỳ. Với khoảng 3.500 nhân viên ở cả hai quốc gia làm việc tại nhà từ xa, in bản vẽ và làm việc dựa trên tài liệu giấy là điều không thể đối với EXP trong thời điểm dịch bệnh; đây cũng là điều đã thúc đẩy công ty áp dụng chiến lược công nghệ mới. Pierre-André Trudel, Kỹ sư cơ khí/Giám đốc BIM tại EXP đã có những chia sẻ về hành trình của nhóm trong việc triển khai PlanGrid và tiến hành công việc từ xa, trong một bài giảng tại Autodesk University. Bài chia sẻ nhằm cung cấp cho các cá nhân cái nhìn rõ hơn về cách các công ty có thể điều chỉnh các chiến lược triển khai và quản lý, trong những trường hợp không lường trước được như đại dịch. 

Trước đại dịch COVID: Quy trình phụ thuộc vào giấy tờ

Trudel gia nhập lĩnh vực kỹ thuật thiết kế cách đây một thập kỷ, dưới vai trò là Kỹ sư cơ khí/Giám đốc BIM tại EXP. Anh đã bắt đầu tìm hiểu về các công nghệ liên quan đến BIM và CAD vào khoảng 5 năm trước, với mong muốn hiểu toàn bộ hệ sinh thái BIM. Sự hiểu biết này vô cùng quan trọng đối với vai trò của Trudel, vì anh cần nắm bắt những gì sẽ thực sự diễn ra phía sau bản vẽ thiết kế, và đảm bảo rằng bản thân có thể làm việc hiệu quả với các nhà thầu và các ngành công việc liên quan. 

Trước đại dịch COVID-19, Trudel và nhóm của anh đang dần triển khai phần mềm thúc đẩy quy trình làm việc cho các dự án quy mô lớn. Trudel phải quản lý quy trình làm việc kết hợp giữa tài liệu giấy tờ và kỹ thuật số, do một số công nhân vẫn phụ thuộc đáng kể vào phương thức tài liệu truyền thống. Như đã đề cập ở trên, với số lượng nhân viên lớn ở cả Canada và Hoa Kỳ dần phải làm việc từ xa, bản vẽ và tài liệu in ấn không còn là cách làm phù hợp cho EXP nữa. “Đột ​​nhiên, mọi người đều yêu cầu sử dụng PlanGrid. Người dùng bắt đầu đặt câu hỏi, “Giải pháp này có thể giúp gì cho chúng tôi đây?”.

Gặp được những cơ hội mới khi tỷ lệ tiếp thu của người dùng tăng lên

Khi Trudel và nhóm của ông áp dụng quy trình làm việc này, họ đã gặp được những cơ hội mới để vượt qua thách thức, và biến việc áp dụng rộng rãi các giải pháp này thành hiện thực.

• Sử dụng công nghệ cho các dự án nhỏ hơn

Các dự án nhỏ tạo cơ hội cho nhóm của Trudel trở nên thành thạo hơn trong việc lập kế hoạch. Với bản chất chi tiết chỉ dài khoảng một đến ba mặt giấy, nhóm nghiên cứu lo lắng về việc dành nhiều thời gian thiết lập dự án trong PlanGrid, nhưng kết quả chỉ tương đương với những gì họ sẽ có bằng cách sử dụng các quy trình thủ công. Tuy nhiên, với việc chuyển sang làm việc từ xa, Trudel và nhóm của mình đã phải sáng tạo hơn trong cách thiết lập công việc, và hướng dẫn các nhóm sử dụng PlanGrid để họ có thể tải lên các bản vẽ một cách dễ dàng và nhanh chóng chuyển đến địa điểm thi công. 

• Khắc phục các nút thắt trong việc tập trung hoá dữ liệu

Khi các dữ liệu của EXP dần được tập trung tại một nguồn duy nhất, một số thách thức đã phát sinh trong việc quản lý người dùng, bao gồm cấp phép, tạo dự án và quy trình công việc liên quan. Trudel cần đảm bảo rằng quy trình sẽ không phụ thuộc vào một nút thắt duy nhất, hay một người phụ trách tạo dự án, chuyển nhượng giấy phép hoặc đảm nhận các nhiệm vụ chuyên biệt khác. Chỉ với một cá nhân duy nhất đảm nhận công việc này, sự tắc nghẽn và giảm năng suất công việc là điều chắc chắn sẽ xảy ra. Vì vậy, điều quan trọng là cần tập trung hoá quy trình làm việc, nhưng không tạo ra tắc nghẽn, và đảm bảo rằng các quy trình giá trị gia tăng đã được sắp xếp hợp lý. 

• Thay thế giao tiếp trực tiếp

Ngày nay, Trudel và nhóm của anh ấy đang “tích cực kêu gọi mọi người, sử dụng bảng điều khiển và các công cụ khác do Autodesk cung cấp, để xác định ai đang tích cực sử dụng (và không sử dụng) công nghệ”. Chủ động trong cách tiếp cận nhân viên là điều mà công ty đang ưu tiên, để đào tạo và cải thiện cách họ sử dụng công nghệ. 

Phương pháp tiếp cận dẫn đến thành công của EXP

Việc xây dựng các video đào tạo đã tốn nhiều thời gian và công sức; vì vậy, giờ đây, quy trình đã được đơn giản hoá khi làm việc từ xa, bằng việc nhân viên chỉ cần ghi lại các cuộc họp, chia ra và phân loại chúng. Tạo các video đào tạo riêng biệt, có quy mô vừa phải về các chủ đề khác nhau giúp mọi kiến thức trở nên dễ tiếp cận và hấp dẫn hơn.

Nhóm của Trudel đã áp dụng phương pháp đào tạo phân cấp. “Đầu tiên, mọi người xem video, sau đó chúng tôi theo dõi họ, đảm bảo rằng chúng tôi sẽ giúp họ thiết lập dự án đầu tiên, và chỉ cần thúc đẩy quy trình làm việc đó một chút”.

Bên cạnh đó, người sử dụng công nghệ cũng phản hồi tích cực hơn với những sự khuyến khích từ các đồng nghiệp của họ, những người đang tạo nên thành tích trong công việc thường ngày. Trudel cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hợp tác chặt chẽ với khâu thi công, để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động cho tất cả các bên và có thể được triển khai hiệu quả.

Không quan trọng họ làm việc ở đâu, các nhóm cần một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất

EXP nhận ra rằng làm việc tại nhà có thể là một mô hình kinh doanh thành công, khi lực lượng lao động của công ty đã phải làm việc từ xa do đại dịch. Sự thay đổi này đã giúp khắc phục những lo ngại về đến năng suất, sự tham gia của nhân viên và chất lượng đầu ra nói chung khi làm việc từ xa. Trudel chia sẻ: “Với PlanGrid, đó là về việc có một nhóm phi tập trung, nơi vị trí thực của bạn không còn quan trọng nữa. Công nghệ dựa trên nền tảng đám mây cho phép mọi người trong dự án luôn có quyền truy cập vào thông tin phù hợp”. Cá nhân hoàn toàn có thể tích kiệm một khoảng thời gian lớn, khi họ không cần tìm kiếm tài liệu hay sắp xếp các email. Trudel vô cùng phấn khích với những gì giải pháp này mang lại; anh cũng hy vọng nó sẽ tồn tại lâu dài và phát triển hơn nữa trong tương lai.

Nguồn: Autodesk Construction Cloud

Editor: Phuong Anh Nguyen – Ebim Vietnam